Le siège social ou adresse juridique officielle d’une société est fixé lors de sa création. Elle apparaît alors dans les statuts sociaux de l’entreprise comme domiciliation.
Cette domiciliation n’est pas définitive et un transfert de siège social peut intervenir durant la vie de l’entreprise. Ainsi, quels que soient les statuts juridiques des diverses formes de sociétés (SARL, EURL, SAS, SASU, SCN, etc.) et quel que soit le nouveau lieu, transférer un siège social sans sortir de France induit une procédure bien encadrée respectant un formalisme qui permet la constitution du dossier de déclaration modificative auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Chaque étape de cette procédure se conclut par la fourniture d’un ou de plusieurs documents. Les données qu’ils contiennent sont essentielles au bon déroulement des démarches et des formalités de transfert de siège social et à la constitution correcte du dossier de demande de modification auprès du RCS.
Réunir les associés de la société en Assemblée Générale Extraordinaire
La décision de transférer le siège social est prise en Assemblée Générale Extraordinaire à l’unanimité des votes des associés ou à la majorité telle que définie dans les statuts sociaux de l’entreprise.
Le document officiel issu de cette AGE est un procès-verbal, actant la décision de transfert de siège social. Afin d’être recevable par le Tribunal de Commerce ou par le CFE (Centre de Formalités des Entreprises) le procès-verbal reprend l’ordre du jour et les décisions prises pendant l’AGE (résultats des votes) : transfert du siège social à une nouvelle adresse, mise à jour de statuts, nomination d’un liquidateur. Il indique la levée de séance et il est signé du gérant.
Le procès-verbal respecte la liste des données sur la société concernée par ce transfert (article R.225-106 du Code de Commerce) :
- statut juridique, dénomination sociale de la société,
- domiciliation : siège social,
- objet social : description de l’activité principale,
- capital social : montant des apports et répartition des parts sociales entre les associés,
- identité du gérant,
- identité des associés et montant de leurs parts sociales (proportionnel à leur participation au capital social).
Modifier les statuts sociaux de la SCI
La modification des statuts sociaux de la société est importante. Elle consiste à remplacer l’ancienne domiciliation du siège social de la société par la nouvelle. Le numéro de la clause modifiée peut être ajouté sur le PV d’Assemblée Générale Extraordinaire.
Les statuts sociaux modifiés sont datés, signés et certifiés conformes.
Publier une annonce légale
L’annonce légale, rédigée par le dirigeant de l’entreprise paraît au format papier dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) ou au format numérique sur un Support Habilité à recevoir des Annonces Légales (SHAL). Le contenu de l’annonce renferme :
- le statut juridique (SAS, SARL, EURL, SASU, SCI, etc.) et dénomination sociale de la société,
- le numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés,
- l’objet social : description de l’activité principale de l’entreprise,
- le capital social : montant des apports et répartition des parts sociales entre les associés,
- le montant du capital social minimum si celui-ci est variable,
- l’ancienne domiciliation du siège social,
- le nouveau lieu de domiciliation du siège social,
- le greffe de l’ancien siège social,
- le greffe du nouveau siège social si ce dernier change de ressort (Tribunal de Commerce),
- origine de la prise de décision : Assemblée Générale Extraordinaire,
- procès-verbal constatant le transfert de siège social,
- date d’effet de la nouvelle domiciliation de l’entreprise,
- numéro de la clause modifiée dans les statuts de la société,
- identité et coordonnées du dirigeant de la société ou de son mandataire légal.
L’attestation validant la publication d’une annonce légale est transmise au dirigeant de l’entreprise par le journal ou le SHAL en charge de cette publication. Elle est jointe au dossier de demande d’inscription modificative.
Déposer le dossier de demande d’inscription modificative au RCS
En France l’article R 123-5 du Code de Commerce nous informe que les documents justifiant le changement de siège social d’un établissement (SARL, EURL, SA, SAS, SCI, etc.) doivent être déposés au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou auprès du greffe du Tribunal de Commerce compétent. Le dossier ainsi constitué est déposé en un exemplaire tel qu’il est précisé dans le Décret n° 2012-928 du 31 juillet 2012 entré en vigueur le 1er septembre 2012 :
- le formulaire M2 (cerfa n° 11682*03) complété et signé,
- les statuts sociaux modifiés, datés, signés et certifiés conformes par le dirigeant de la société,
- le PV de l’Assemblée Générale Extraordinaire, signé et certifié conforme,
- l’avis de publication de l’annonce légale sur un support habilité,
- le justificatif de jouissance du nouveau local du siège social : contrat bail de location, acte de propriété, facture d’électricité, etc.,
- l’original du pouvoir du gérant s’il n’a pas signé les documents,
- un chèque à l’ordre du greffe du Tribunal de Commerce (coût de gestion des documents).
Si le nouveau siège social n’est pas situé dans le département de départ et qu’il y a un changement de tribunal, le dossier est déposé au greffe du Tribunal de Commerce du nouveau siège social.
Hormis la publication de deux annonces légales (une dans chaque département), les formalités et les démarches ne changent pas. Les documents sont complétés par :
- l’avis de publication de l’annonce légale dans le département du nouveau siège social,
- éventuellement, la liste des précédents sièges sociaux, certifiée conforme par le dirigeant de la société.
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