En tant qu’obligation légale, les coordonnées du siège social d’une entreprise doivent être notifiées dans les statuts sociaux et figurer sur tous les documents officiels ainsi que sur le site internet accessible en ligne.
Le siège social, généralités
Le siège social est déterminé lors de la création d’une société, et selon le lieu choisi, il peut être partie prenante dans une démarche commerciale bien pensée, fournir une image prestigieuse de la société (domiciliation sur Paris) ou simplement être un lieu facilement accessible pour le dirigeant d’entreprise qui exerce son activité professionnelle dans le même local que son siège social (activité libérale).
La décision de transférer le siège social peut être prise tout au long de la vie sociale de l’entreprise. Pour cela les formalités sont précises et doivent être formellement respectées. Les documents qui en découlent fournissent toutes les informations et données nécessaires pour que les services administratifs tels que le Tribunal de Commerce ou le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) les transmettent ensuite aux services fiscaux ainsi qu’au Registre du Commerce et des Sociétés afin que le changement de domiciliation soit enregistré et qu’un nouveau Kbis, modifié avec la nouvelle adresse de l’établissement soit émis.
L’intérêt du siège social se prolonge dans la définition d’une juridiction et d’une nationalité. Une société domiciliée en France est soumise au droit français (Code Civil, Code de Commerce, Code Général des Impôts, etc.). Le coût du transfert n’étant pas nul, les jeunes entreprises en phase de création doivent porter attention à leur trésorerie avant de se décider pour fixer leur domiciliation.
Domicilier son siège social dans une société de domiciliation
Les sociétés de domiciliation sont largement présentes sur Internet où les locaux disponibles apparaissent généralement comme des lieux prestigieux offrant des services de qualité. Le coût mensuel de l’occupation d’un bureau et le coût dissocié des différentes options (gestion papier ou numérique du courrier, accueil clientèle, gestion des appels téléphoniques en entrée, etc.) sont affichés permettant à l’ensemble des sociétés domiciliant leur société dans une société de domiciliation de prévoir un budget.
Attention, les frais liés à la société de domiciliation n’incluent pas la Cotisation Foncière des Entreprises en tant que taxe fiscale à la charge de l’entreprise. Par contre, une société de domiciliation sur Paris permet à l’entrepreneur de bénéficier du taux le plus bas en France.
Les formalités et les démarches nécessaires à la déclaration de transfert du siège social de son entreprise sont identiques à celles de tous types de sociétés, indépendamment de leur statut juridique (SCI, SARL, SAS, SASU, etc.).
Signer un contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation officialise la domiciliation de l’entreprise après le transfert du siège social. Il est signé des deux parties et pour être acceptable auprès du greffe du Tribunal de Commerce ou auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE), il doit contenir les informations suivantes, conformément à l’article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985 :
- pour chacune des deux parties (domicilié et domiciliataire) : la dénomination sociale de sa société, ses coordonnées, l’identité de son représentant légal et son numéro d’immatriculation au RCS,
- les coordonnées actuelles notifiées par la modification des statuts de l’entreprise,
- la description des services que la société domiciliataire met à la disposition de la société domiciliée, ainsi que la façon dont ils sont organisés,
- la durée du contrat de domiciliation,
- le coût des différents services et prestations,
- la périodicité du règlement à la société de domiciliation (mensuelle ou trimestrielle),
- le dépôt de garantie (caution),
- la clause résolutoire : en cas de manquement de la part de l’entrepreneur domicilié, le contrat de domiciliation prend fin prématurément.
Le contrat de domiciliation validant que la société domiciliée occupe réellement le local commercial de son nouveau siège social associé au PV de l’assemblée générale, à l’avis de publication d’une annonce légale, au formulaire cerfa dûment rempli, aux statuts sociaux modifiés, et aux différents documents justifiant l’identité du dirigeant de la société, etc., forment le dossier transmis au Registre du Commerce et des Sociétés pour l’enregistrement de ce transfert et l’émission d’un nouveau Kbis (article R 123-5 du Code de Commerce).
Attention, si le transfert de siège social se fait hors du ressort du Tribunal de Commerce et hors du département de l’actuelle domiciliation, le responsable de la société est tenu à la publication de deux annonces légales.
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